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2020年9月4日 星期五

我們已經執行了ERP 系統,為什麼還要使用BPM 系統?

 許多打交道的IT 人員和最終用戶總是詢問我,“我們已經執行了ERP 系統,為什麼還要使用BPM 系統”這實際上是一個非常好的問題。畢竟,ERP 被指望能夠使業務流程實現一體化和自動化,而且現在一些主要的ERP 供應商已經將工作流程系統作為他們產品的一部分。

BPM 系統提供一種能夠使組織管理計劃、執行、控制、監控和改進業務流程的景象,這些業務流程獨立於配置在組織中的業務系統(ERP SCM CRM 等等


BPM 系統協調地組織業務流程


業務流程管理(BPM) 系統從始至終執行著業務流程,並將流程中的各種活動聯繫在一起。BPM 系統的工作流程服務將工作從一個執行者最終用戶傳遞給另一個執行者。這樣,在任何一點的執行者都能及時地知道他或她被指派了什麼工作,做這項工作被賦予什麼權利,以及這項工作應該何時完成。因此BPM 系統將活動和流程和諧地編織在一起。而另一方面,ERP 系統是事務處理系統,這個系統使事務處理自動化並將不同功能的數據綜合起來,但是它無法從始至終協調地組織業務流程。


考慮一個例子——銷售訂單流程,在ERP 系統中這個流程包括以下事務的執行:訂單文件的生成、船運文件的生成和賬單文件的生成。實際上這三項事務可以分別地交由三種不同的執行人員執行,他們分別來自營業部、倉庫和會計部門。ERP 系統避免了三種執行者的重複數據輸入,但是,ERP 系統從不提醒倉庫主管或者會計主管前道工序已經完成,現在輪到他們來完成業務了。結果執行者們需要外部提示人工干涉來完成這些指派的任務或活動。


BPM 系統使業務流程透明化並改進運作的執行方式


在“非BPM ”環境中進行的業務流程對於流程執行者和他們的監管人員都不透明。正如上文中所提到的,流程執行者並不知道任務何時被指派給他們,因此也就不知道與該工作有關的權限和完成截止日期。同樣地,流程監管人員也對瓶頸、延遲和意外等一無所知。流程監管人員需要通過外部刺激來對延遲、意外等異常狀況做出反應和回應。例如,來自客戶或銷售主管的電話報告說發貨延遲了,或者來自供應商的電話催促遲交的帳款。


BPM 系統把工作從一個執行者傳遞給另一個執行者。這些系統能夠平衡一組執行者的工作量。一旦執行者接到指派的工作,BPM 系統就開始提示他們,並提供給他們完成該工作所必需的權力和活動時間表方面的信息。同時BPM 系統也提醒執行者在指定時間內沒有完成的任務。如果有工作沒有被完成,BPM 系統能夠通報給監管人員並使其逐步完成。監管人員可以輕易地跟踪每個流程的進展,並積極主動地對意外採取正確的行動或反應。諸如此類的功能使得組織能夠消除延遲和低效,作為回報將是成本的縮減和收入的增加。


ERP 系統本身並不能提供這樣的功能。即使是那些擁有工作流程系統的ERP 系統,也不能提供綜合性的流程計劃和流程監控能力。


BPM 系統使得企業內端到端的流程管理成為可能


一個業務流程可以被定義為一系列的活動或事務,這些活動的執行通過消耗投入來完成產出。業務流程必須處理信息流邏輯、控制流邏輯和事務邏輯。控制流邏輯決定了活動的順序,信息流邏輯決定了活動的投入和產出信息需求,事務邏輯決定了產出的價值。


以銷售訂單流程為例,它由以下活動所組成:

 營業部主管生成訂單文件

 倉庫主管生成船運文件

 會計主管生成帳單文件


這個流程需要銷售主管執行信貸控制。例如,如果銷售訂單超過了信貸限額,那麼在倉庫主管能夠產生船運文件之前就需要銷售經理的專門批准。銷售經理為了做出決定則需要有關訂單細節、信貸限額和信貸歷史方面的信息。


作為訂單文件事務的一部分,營業部主管必須基於訂購的產品、訂購單位的編號、銷售價格、折扣和適用的關稅來計算訂單的價值。營業部主管還必須基於庫存的數量、生產計劃和分銷計劃來提供詳細的交貨日期。


在這個銷售訂單流程中,控制流邏輯決定了訂單文件生成之後的活動,它可以是分銷文件的生成,也可以是銷售經理基於信貸控制的批准文件。信息流邏輯決定什麼信息將被提供投入給銷售經理以及什麼信息將從銷售經理那裡獲得產出事務邏輯決定了銷售訂單和交貨日期或銷售經理所做決定的價值。


如果要使這個銷售訂單流程自動化或者IT 處理化,那麼銷售訂單的事務邏輯能夠由ERP 系統維持,而交貨日期的邏輯(ATP) 能夠由SCM 系統維持。但是,如果整個流程邏輯控制流信息流事務ERP 系統或SCM 系統中被組合起來,那麼IT 人員將不得不為擴展ERP 系統或SCM 系統的工作流程模塊付出巨大的努力,以此來覆蓋整個流程的範圍。這種方法被認為是一次性的練習,並且如果企業的目的是自動化管理企業內的業務流程的話,這種方法便是不可取的。


另一方面,BPM 系統使得用戶能夠輕易地建立控制流邏輯和信息流邏輯。因而,BPM 系統提供了一個流程自動化管理的平台,該平台獨立於企業的其它信息系統,如ERP SCM CRM 系統。這使得組織能夠首尾相連地管理業務流程。


BPM 系統為業務以及端到端業務流程自動化管理的IT 用戶帶來了可持續的好處。


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