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2020年9月4日 星期五

企業為什麼需要實施BPM?

BPM是 Business Process Management 的簡稱,翻成中文是業務(Business)過程(Process)管理(Management)   。

眾所周知,近幾年企業資訊化發展迅速,業務管理系統從大到小,數量眾多,如ERP,SCM,PLM,CRM,EHR,OA,BI…… ,企業管理人員進行管理的主要手段是通過各個業務系統獲得各種管理報表,但報表體現的是管理結果,而不是管理過程。比如ERP中有訂單管理,而訂單都有評審過程,這個評審過程絕大部分企業不會放入ERP,因為ERP不能體現訂單評審的跟蹤、催辦及效率分析,隨著企業業務系統越來越完善,過程管理的重要性也日益凸顯。 

所謂的“過程”管理,就是對企業的相關業務流程的管理。我們經常聽人說無流程就沒辦法開展工作,近年業務流程管理(BPM)的提出,就是滿足 “過程”管理的需要,因為人工業務流程管理存在諸多弊端:

1.有制度,無執行

企業發展從小到大,制度建設也一直在持續,但很多管理人員在抱怨,我們制度很完善,流程很明細,為什麼公司的執行力就是不行呢?制度是需要BPM系統來固化的,倘若制度只是依靠人來監督執行,需要投入大量的人力來跟蹤流程執行情況,而現階段人力成本已是企業很大的負擔,企業為了制度流程執行,找一批人來跟蹤每個制度和流程的執行情況顯然不現實,那麼就任由公司頒佈的制度和流程的執行流於形式?現階段我們可以看到一些優秀的企業對公司的業務流程都是靠BPM系統來固化的。

2.有審批,無制度

由於手工表單在人工處理過程中缺乏透明性,通常審批需要拿著紙質表單,去不同辦公室找有關人員逐個簽字,這種人工的傳遞受到很多因素影響——時間、空間、人為等,而這些因素又會在不同程度上導致流程不受控,執行過程不好監督,更不用說如何能保持持續、高效運轉了。

3.歷史資料統計困難,加大了企業管理的隱性成本

我們都知道,企業的資料統計分析對企業管理作用巨大,業務流程的過程管理如果不放入系統,要想統計歷史資料就非常困難,主要包括兩部分:一部分是表單數據的統計,如某個時間段訂單評審的次數,金額,客戶,產品;另一部分是手工簽核表單不留下任何簽核資料的存檔,如流程流轉的效率統計分析,在完全依賴手工的情況下,企業無從知道訂單評審諸多環節中,哪個環節效率高,哪個環節效率低。

4.因受時間、地點及人為等因素制約,流程難以高效流轉

現在全球經濟一體化,很多企業的業務處理需要跨地區、跨部門協作,即使公司內部的業務流程,也會因人員外出而需要跨地區處理,這時紙質的單據處理方式將成為瓶頸,出現諸如時間傳遞成本很高,領導出差業務不能進行等一系列問題,而BPM系統的電子化表單可以克服上述因素的制約,還可實現流程的移動簽核和零傳遞。

5.和業務系統無整合

上面提到企業的業務系統建設對企業説明很大,但主要是基於結果的管理,如訂單管理,通常的過程是業務部門接到訂單,經過幾個部門的人工評審,最後根據評審結果手工錄入ERP系統中,存在大量重複工作,耗費人力,物力,增加時間成本。而相比之下,業務流程管理(BPM)系統可以實現通過電子化訂單評審表單,經過評審後將評審結果拋入ERP系統中,在ERP系統中自動形成訂單,一次錄入,全域共用。

6.流程優化週期長、效率低

現在企業慢慢認識到流程的重要性,很多管理者也希望優化企業流程,提高公司執行力,但是在優化流程中都會遇到問題,針對已有的流程梳理,很難判定哪些環節有問題,缺少資料支援,實際上流程從認識、建立、執行、監督、分析到最後的優化是一個閉環系統,沒有BPM系統的支撐,談優化流程只能是紙上談兵,而且流程不是一成不變的,隨著公司的業務發展流程必然需要持續優化。

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