搜尋此網誌

2020年9月4日 星期五

企業為什麼需要實施BPM?

BPM是 Business Process Management 的簡稱,翻成中文是業務(Business)過程(Process)管理(Management)   。

眾所周知,近幾年企業資訊化發展迅速,業務管理系統從大到小,數量眾多,如ERP,SCM,PLM,CRM,EHR,OA,BI…… ,企業管理人員進行管理的主要手段是通過各個業務系統獲得各種管理報表,但報表體現的是管理結果,而不是管理過程。比如ERP中有訂單管理,而訂單都有評審過程,這個評審過程絕大部分企業不會放入ERP,因為ERP不能體現訂單評審的跟蹤、催辦及效率分析,隨著企業業務系統越來越完善,過程管理的重要性也日益凸顯。 

所謂的“過程”管理,就是對企業的相關業務流程的管理。我們經常聽人說無流程就沒辦法開展工作,近年業務流程管理(BPM)的提出,就是滿足 “過程”管理的需要,因為人工業務流程管理存在諸多弊端:

1.有制度,無執行

企業發展從小到大,制度建設也一直在持續,但很多管理人員在抱怨,我們制度很完善,流程很明細,為什麼公司的執行力就是不行呢?制度是需要BPM系統來固化的,倘若制度只是依靠人來監督執行,需要投入大量的人力來跟蹤流程執行情況,而現階段人力成本已是企業很大的負擔,企業為了制度流程執行,找一批人來跟蹤每個制度和流程的執行情況顯然不現實,那麼就任由公司頒佈的制度和流程的執行流於形式?現階段我們可以看到一些優秀的企業對公司的業務流程都是靠BPM系統來固化的。

2.有審批,無制度

由於手工表單在人工處理過程中缺乏透明性,通常審批需要拿著紙質表單,去不同辦公室找有關人員逐個簽字,這種人工的傳遞受到很多因素影響——時間、空間、人為等,而這些因素又會在不同程度上導致流程不受控,執行過程不好監督,更不用說如何能保持持續、高效運轉了。

3.歷史資料統計困難,加大了企業管理的隱性成本

我們都知道,企業的資料統計分析對企業管理作用巨大,業務流程的過程管理如果不放入系統,要想統計歷史資料就非常困難,主要包括兩部分:一部分是表單數據的統計,如某個時間段訂單評審的次數,金額,客戶,產品;另一部分是手工簽核表單不留下任何簽核資料的存檔,如流程流轉的效率統計分析,在完全依賴手工的情況下,企業無從知道訂單評審諸多環節中,哪個環節效率高,哪個環節效率低。

4.因受時間、地點及人為等因素制約,流程難以高效流轉

現在全球經濟一體化,很多企業的業務處理需要跨地區、跨部門協作,即使公司內部的業務流程,也會因人員外出而需要跨地區處理,這時紙質的單據處理方式將成為瓶頸,出現諸如時間傳遞成本很高,領導出差業務不能進行等一系列問題,而BPM系統的電子化表單可以克服上述因素的制約,還可實現流程的移動簽核和零傳遞。

5.和業務系統無整合

上面提到企業的業務系統建設對企業説明很大,但主要是基於結果的管理,如訂單管理,通常的過程是業務部門接到訂單,經過幾個部門的人工評審,最後根據評審結果手工錄入ERP系統中,存在大量重複工作,耗費人力,物力,增加時間成本。而相比之下,業務流程管理(BPM)系統可以實現通過電子化訂單評審表單,經過評審後將評審結果拋入ERP系統中,在ERP系統中自動形成訂單,一次錄入,全域共用。

6.流程優化週期長、效率低

現在企業慢慢認識到流程的重要性,很多管理者也希望優化企業流程,提高公司執行力,但是在優化流程中都會遇到問題,針對已有的流程梳理,很難判定哪些環節有問題,缺少資料支援,實際上流程從認識、建立、執行、監督、分析到最後的優化是一個閉環系統,沒有BPM系統的支撐,談優化流程只能是紙上談兵,而且流程不是一成不變的,隨著公司的業務發展流程必然需要持續優化。

:::慧智科技自主研發的 SmartBPM.NET 最佳企業流程管理平台,能幫助企業快速流程落地,獲得管理成效。

https://www.smartsoft.com.tw

 

EIP (OA) 與 BPM 的差異為何?

常有客戶問到 EIP (OA)內建的 workflow 與所謂的BPM 有何不同?? 為何兩者價格差距那麼大?

市面上的EIP (OA)產品琳瑯滿市,功能豐富且內建 workflow BPM 只有單純流程管理的功能又那麼貴,感覺性價比很差!

許多企業在廠商選型常面臨到底要選擇 EIP (OA) 產品或 BPM 產品的困擾,本文將做些簡單的說明。

其實,EIP (OA)BPM從某種意義上來說並不具備可比性,兩者在選擇時不免有一些爭議,兩者的的關係是什麼?有哪些異同?又分別適合哪些企業?目前兩款產品都在不斷跨越,滲透,界線越來越模糊......

 EIP(OA)BPM的本質區別:

 EIP (OA):大多數EIP (OA)產品功能集中在資訊共用、行政辦公領域,一些主流EIP(OA)系統需要引入了工作流但相對比較封閉,開放性和擴展性不夠,主要解決企業內部無紙化簽核之需求

BPM:BPM是一個開放性平臺,不僅能實現大多數EIP(OA)的功能,還是能滿足企業內部系統之間集成的需求,在BPM引擎驅動下,企業的流程終會形成一個閉環。簡單來說,BPM不單純做無紙化審批,重點在於作執行面管控,解決企業內部管理的問題

所以以前拜訪客戶時常會聽到客戶主觀認為公司導入的 EIP (OA)系統已經內建了 BPM,但卻沒法真正發揮效益,卻又說不清楚問題在哪?! 其實大多數客戶實際導入的只是 workflow 系統,汙名化了BPM的真正效益與價值。

我們下篇會跟大家分享 workflow 與 bpm 的差異性為何? 不是外面廠商說是 BPM 系統就真的是 BPM,甚至可能連廠商自己都搞不清楚這兩者的差異。

:::慧智科技自主研發的 SmartBPM.NET 最佳企業流程管理平台,能幫助企業快速流程落地,獲得管理成效。

我們已經執行了ERP 系統,為什麼還要使用BPM 系統?

 許多打交道的IT 人員和最終用戶總是詢問我,“我們已經執行了ERP 系統,為什麼還要使用BPM 系統”這實際上是一個非常好的問題。畢竟,ERP 被指望能夠使業務流程實現一體化和自動化,而且現在一些主要的ERP 供應商已經將工作流程系統作為他們產品的一部分。

BPM 系統提供一種能夠使組織管理計劃、執行、控制、監控和改進業務流程的景象,這些業務流程獨立於配置在組織中的業務系統(ERP SCM CRM 等等


BPM 系統協調地組織業務流程


業務流程管理(BPM) 系統從始至終執行著業務流程,並將流程中的各種活動聯繫在一起。BPM 系統的工作流程服務將工作從一個執行者最終用戶傳遞給另一個執行者。這樣,在任何一點的執行者都能及時地知道他或她被指派了什麼工作,做這項工作被賦予什麼權利,以及這項工作應該何時完成。因此BPM 系統將活動和流程和諧地編織在一起。而另一方面,ERP 系統是事務處理系統,這個系統使事務處理自動化並將不同功能的數據綜合起來,但是它無法從始至終協調地組織業務流程。


考慮一個例子——銷售訂單流程,在ERP 系統中這個流程包括以下事務的執行:訂單文件的生成、船運文件的生成和賬單文件的生成。實際上這三項事務可以分別地交由三種不同的執行人員執行,他們分別來自營業部、倉庫和會計部門。ERP 系統避免了三種執行者的重複數據輸入,但是,ERP 系統從不提醒倉庫主管或者會計主管前道工序已經完成,現在輪到他們來完成業務了。結果執行者們需要外部提示人工干涉來完成這些指派的任務或活動。


BPM 系統使業務流程透明化並改進運作的執行方式


在“非BPM ”環境中進行的業務流程對於流程執行者和他們的監管人員都不透明。正如上文中所提到的,流程執行者並不知道任務何時被指派給他們,因此也就不知道與該工作有關的權限和完成截止日期。同樣地,流程監管人員也對瓶頸、延遲和意外等一無所知。流程監管人員需要通過外部刺激來對延遲、意外等異常狀況做出反應和回應。例如,來自客戶或銷售主管的電話報告說發貨延遲了,或者來自供應商的電話催促遲交的帳款。


BPM 系統把工作從一個執行者傳遞給另一個執行者。這些系統能夠平衡一組執行者的工作量。一旦執行者接到指派的工作,BPM 系統就開始提示他們,並提供給他們完成該工作所必需的權力和活動時間表方面的信息。同時BPM 系統也提醒執行者在指定時間內沒有完成的任務。如果有工作沒有被完成,BPM 系統能夠通報給監管人員並使其逐步完成。監管人員可以輕易地跟踪每個流程的進展,並積極主動地對意外採取正確的行動或反應。諸如此類的功能使得組織能夠消除延遲和低效,作為回報將是成本的縮減和收入的增加。


ERP 系統本身並不能提供這樣的功能。即使是那些擁有工作流程系統的ERP 系統,也不能提供綜合性的流程計劃和流程監控能力。


BPM 系統使得企業內端到端的流程管理成為可能


一個業務流程可以被定義為一系列的活動或事務,這些活動的執行通過消耗投入來完成產出。業務流程必須處理信息流邏輯、控制流邏輯和事務邏輯。控制流邏輯決定了活動的順序,信息流邏輯決定了活動的投入和產出信息需求,事務邏輯決定了產出的價值。


以銷售訂單流程為例,它由以下活動所組成:

 營業部主管生成訂單文件

 倉庫主管生成船運文件

 會計主管生成帳單文件


這個流程需要銷售主管執行信貸控制。例如,如果銷售訂單超過了信貸限額,那麼在倉庫主管能夠產生船運文件之前就需要銷售經理的專門批准。銷售經理為了做出決定則需要有關訂單細節、信貸限額和信貸歷史方面的信息。


作為訂單文件事務的一部分,營業部主管必須基於訂購的產品、訂購單位的編號、銷售價格、折扣和適用的關稅來計算訂單的價值。營業部主管還必須基於庫存的數量、生產計劃和分銷計劃來提供詳細的交貨日期。


在這個銷售訂單流程中,控制流邏輯決定了訂單文件生成之後的活動,它可以是分銷文件的生成,也可以是銷售經理基於信貸控制的批准文件。信息流邏輯決定什麼信息將被提供投入給銷售經理以及什麼信息將從銷售經理那裡獲得產出事務邏輯決定了銷售訂單和交貨日期或銷售經理所做決定的價值。


如果要使這個銷售訂單流程自動化或者IT 處理化,那麼銷售訂單的事務邏輯能夠由ERP 系統維持,而交貨日期的邏輯(ATP) 能夠由SCM 系統維持。但是,如果整個流程邏輯控制流信息流事務ERP 系統或SCM 系統中被組合起來,那麼IT 人員將不得不為擴展ERP 系統或SCM 系統的工作流程模塊付出巨大的努力,以此來覆蓋整個流程的範圍。這種方法被認為是一次性的練習,並且如果企業的目的是自動化管理企業內的業務流程的話,這種方法便是不可取的。


另一方面,BPM 系統使得用戶能夠輕易地建立控制流邏輯和信息流邏輯。因而,BPM 系統提供了一個流程自動化管理的平台,該平台獨立於企業的其它信息系統,如ERP SCM CRM 系統。這使得組織能夠首尾相連地管理業務流程。


BPM 系統為業務以及端到端業務流程自動化管理的IT 用戶帶來了可持續的好處。


:::慧智科技自主研發的 SmartBPM.NET 最佳企業流程管理平台,能幫助企業快速流程落地,獲得管理成效。

BPM 是甚麼?BPM能為企業帶來甚麼助益?

BPM(Business Process Management)即業務流程管理,是這些年企業導入最熱門的資訊系統之一,許多人搞不清楚甚麼是BPM? BPM能為企業帶來甚麼助益?

而在深入了解BPM之前,我們首先就要弄清楚,什麼是業務流程,或者說什麼叫業務,然後才能明白什麼叫業務流程管理。


業務流程簡單來說就是業務的處理流,或者說業務的流轉過程。


重要的不是「流程」二字,而是「管理」二字。類似於請假根本不能算是企業的「業務」。例如你去見一個新客戶,客戶問你,你的公司主要做什麼業務?你總不能說我們公司是做「請假」的吧。


業務流程真正關注的是什麼樣的業務呢?我們來看看:


1.產品和服務的設計與開發

2.產品和服務的市場營銷與銷售

3.產品和服務的交付

4.客戶服務管理


這些業務總要有對應的部門出去處理,處理這些業務的都是企業的核心部門(流程擁有者),工作也是有邏輯關係和相互作用的,把這些部門的工作按照前後的邏輯關係和互相作用串在一起就形成了一個流,這個流就是企業的核心業務流程,也是企業的價值鏈,也就是BPM要管理的對象。


可是即使企業任命了一、二級流程擁有者,橫向的跨部門流程管理難度還是非常大,因為流程的跨度太大,所以端到端流程管理需要有相應的IT系統支撐,這個系統就是BPM軟體。


可是有朋友還是會問到:不用軟體不行嗎?或者我們有EIP(OA)啊,為什麼還要用BPM呢?因為:

1.企業要將端到端流程運行固化到IT系統中,去實現企業管理習慣的轉變。

2.端到端流程跨越了多個不同軟體系統,需要通過BPM軟體來將流程中的多個相關系統進行集成,實現端到端流程的透明化管理。

3.將流程管理本身固化到IT系統中,實現流程管理自動化,提升流程管理的效率與方便性。


藉助BPM,可實現較高的流程透明度、通過IT手段實現端到端流程、數據標準統一、流程過程監控以及較好的流程透明度。


至於,傳統 Workflow 與 BPM 的差異以及 EIP(OA) 與 BPM 的差異為何? 我們會在下次幫各位做個分析與說明。


:::慧智科技自主研發的 SmartBPM.NET 最佳企業流程管理平台,能幫助企業快速流程落地,獲得管理成效。




企業需導入BPM(業務流程管理)的五大主因

 現今,通過 BPM(業務流程管理)對企業內部流程進行整合與優化,提高工作效率,降低成本,提升客戶滿意度,成為企業提高市場競爭力的必然趨勢。

企業活動歸根到底是人的活動,企業業務流程的高效執行和目標的達成,需要各個環節人員的相互配合。然而,不少企業存在著流程管理的「瓶頸」——計劃制定後,要麼因為上下級缺少交流,要麼各部門之間有信息通達的「屏障」,導致最終目標完成大打折扣。


企業導入BPM(業務流程管理)的五大主因

企業管理過於細化,組織機構臃腫,業務流程分割嚴重,企業適應性單一等問題,使企業效率很難提高,對市場環境和顧客需求變化也無法做到迅速應變。企業流程管理方面的問題,催生了對BPM(業務流程管理)的需求。具體體現在以下方面:


1內部溝通不暢,資源閒置、重複勞動

信息分散在不同的主管、部門和業務人員的手中,經常是此人急需的情報正保存在彼人的文件夾中,此部門的"機密計劃"早就被彼部門做過多次,同樣的工作,被不同的人重複著,對市場的了解也一次次"歸零"重來。減少冗餘步驟就顯得重要,也就產生了對BPM(業務流程管理)的需求。


2內部分工過細,流程執行複雜化

企業發展規模擴大,通過細化分工來加強管理,保證有效領導。這時,一項產品或服務的提交活動,要經過若干個部門、環節的處理,層次重疊、冗員多、成本高、浪費大、對市場反應遲緩等缺陷,一定程度上阻礙了企業的進一步發展。若企業經營處於遲緩狀態,就會在快速多變的市場環境中處於被動局面。據了解,美國的一家大型保險公司,隨著業務的迅速發展和管理工作的日益複雜化,客戶索賠竟然要經過250道程序,結果客戶怨聲載道,客戶數量不斷下降。

3員工"見樹不見林"

過細的專業分工,員工技能「偏於一隅」,工作重心放在個別作業的效率提升上,而忽視整個組織的使命;部門間的利益分歧往往會促使個體的短期利益凌駕於組織發展目標之上,產生"見樹不見林"的思維盲點、僵化的本位主義和管理的"真空地帶",從而弱化了整個組織的功效。


4部門「本位主義」,執行效率低下

各個部門按照專業職能劃分,執行任務時,從本部門的實際利益出發,只關心本部門的工作,這就不可避免地存在本位主義和相互推諉的現象。拿設計和營銷部門來講,如果溝通配合不力,就會導致設計的產品不符合顧客的實際需求;同樣,若設計部門和製造部門缺乏溝通,就會導致許多新設計無法被順利生產出來。這些都是整個流程上不增值的環節,勢必會造成業務流程管理成本的居高不下。


5組織機構臃腫,層層審批

為了把企業內部各部門、各環節銜接起來,需要許多管理人員作為協調器和監控器。每進行一項工作都要經過項目管理組織的層層審批、眾多主管簽字,這不但會降低工作效率,也增加了管理成本。


慧智科技所自主研發的 SmartBPM.NET 企業最佳流程平台提供強大的流程建模、流程設計和部署、流程分析優化等流程全生命周期的管理功能。它提供操作簡單的流程建模與開發環境,並不需要程序撰寫,加上彈性的整合功能、強大管理工具與簡單的 Web 用戶與行動端 APP 操作介面,讓客戶獲得更高的投資回報率。SmartBPM.NET產品能允許流程專家實時發布流程,以便更容易且更快速來應對業務狀況的變化。


:::慧智科技自主研發的 SmartBPM.NET 最佳企業流程管理平台,能幫助企業快速流程落地,獲得管理成效。

https://www.smartsoft.com.tw

供應商又多又分散,如何有效進行整合?(scm、srm)

當一個採購品類供應商越多,採購額就越分散,價格談判沒優勢,管理成本越高,交付越困難,供應商配合意願也越低,這個時候就要開始進行供應商整合。通過供應商整合利用供應商資源,促進供應商在品質、成本、採購週期、服務和創新等方面持續改進,實現規模經濟。


一、供應商分散的原因

1、物料分配原則不明確

2、各部門分散採購

3、設計多樣化,通用程度低

4、供應商評選制度不明確,供應商進入太容易

二、供應商整合常用方法

1、明確的物料分配原則:分品類完成供應商配額和主、輔、備選管道確定,物料分品類完成管道分配,減少人為因素干擾,明確分配原則。

2、集中採購:為對付分散採購的弊端,在實行集中採購過程中自然而然就整合了供應商群。需要注意的是,集中採購增加控制卻降低了靈活性,所以建議採購企業採用混合模式,即對有共性的產品和服務集中採購,其餘的則分散採購。

3、設計標準:減少不必要的設計多樣化,採用標準件,以減少採購品種和供應商數量。

4、確立合格供應商清單:供應商數量失控,與設計、生產、採購部門隨便採用供應商有關,這些都可以通過合格供應商清單來控制。

 

三、供應商整合注意事項

整合關鍵成功與否取決於是在解決問題還是在光制定政策。先看是解決誰的問題。

採購部門需要解決的問題,降低採購成本,提高準時交付率,獲得更好的服務。

設計部門需要解決的問題,供應商設計速度最快配合最好,其他與他們無關。

生產部門需要解決的問題,要求交貨準時,品質可靠,價錢多貴與他們無關。

因此就要求從全域觀出發,制定切實可行的解決方案。

 

四、SmartSRM-360°全方位的供應商管理

針對供應商整合的問題,慧智科技 SmartSRM-360° 提供完善供應商管理機制。

 ·     SmartSRM-360°實現全生命週期的供應商管理,從供應商的開發、供應商的認證引入、供應商的績效評估和風險管理到供應商淘汰的全部過程;

·     系統按照供應商實際管理的策略不同,將供應商分類管理,如:標準型、杠杆型、戰略型、瓶頸型;

·      SmartSRM-360°系統建立標準化的供應商管理體系,通過標準化的流程和管理方法,對供應商進行有效地分層分類,使企業能夠將有限的資源集中在關鍵核心供應商;

·     系統建立了標準的介面模式,可以與現有的ERP系統的供應商主資料進行對接,實現資料的一致性。 

詳細方案可參考慧智科技官網 https://www.smartsoft.com.tw/Solution.html

:::慧智科技自主研發的 SmartBPM.NET 最佳企業流程管理平台,能幫助企業快速流程落地,獲得管理成效。

https://www.smartsoft.com.tw


 

企業為什麼需要實施BPM?

BPM是 B usiness P rocess M anagement 的簡稱,翻成中文是 業務 (Business) 過程 (Process) 管理 (Management)   。 眾所周知,近幾年企業資訊化發展迅速,業務管理系統從大到小,數量眾多,如ERP,SCM,PLM,...